PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
w ZPUE S.A. oraz w Koronea P.S.A.

ZPUE S.A. i Koronea P.S.A. z siedzibą we Włoszczowie (dalej łącznie określane słowem „Spółka”) ustanawiają poniższą wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w celu wypełnienia wymogów Ustawy o ochronie sygnalistów z 24 czerwca 2024 r. (dalej „Ustawa”), w szczególności mając na uwadze konieczność uregulowania trybu dokonywania zgłoszeń oraz zapewnienie ochrony osób ich dokonujących (sygnalistów) jak i korzyści płynące z możliwości wczesnego uzyskiwania informacji o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu Spółki. ZPUE S.A. i Koronea P.S.A. ustanawiają wspólna procedurę na podstawie art. 28 ust. 8 Ustawy.

§ 1
Podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
Przedmiot zgłoszenia

  1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych został wyznaczony Dział Audytu Wewnętrznego działający w Koronea P.S.A.
  2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być wszelkie stwierdzone nieprawidłowości w funkcjonowaniu Spółki stanowiące naruszenia przepisów prawa krajowego i regulacji UE w zakresie: korupcji, zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE, rynku wewnętrznego UE.

§ 2
Osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń

Zgłoszenia mogą być dokonywane przez osoby fizyczne, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą (dalej „Sygnalista” lub „Sygnaliści”) w szczególności mogą to być:

  1. pracownicy Spółki, pracownicy tymczasowi,
  2. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
  3. stażyści, praktykanci lub wolontariusze,
  4. akcjonariusze Spółki, członkowie organów Spółki, prokurenci,
  5. przedsiębiorcy, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub dostawców,
  6. osoby przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy.

§ 3
Sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenia anonimowe

  1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być przekazywane następującymi kanałami komunikacji:
    1) za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Koronea P.S.A. Dział Audytu Wewnętrznego, ul. Jędrzejowska 79C, 29-100 Włoszczowa,
    2) tzw. skrzynki zgłoszeń anonimowych, zainstalowane w 3 lokalizacjach we Włoszczowie: a) portiernia przy ul. Jędrzejowskiej 74 (dawny Stolbud), b) portiernia Veris c) portiernia od ul. Partyzantów,
    3) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. .
  2. Spółka wyłącza przyjmowanie zgłoszeń anonimowych dotyczących naruszenia prawa, chyba że treść zgłoszenia pozwala na uzyskanie informacji umożliwiających zweryfikowanie zgłoszenia, w tym w szczególności:
    1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
    2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności, która doprowadziła lub może doprowadzić do wystąpienia nieprawidłowości,
    3) wskazanie podmiotu, której dotyczy zgłaszana nieprawidłowość,
    4) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
    5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

§ 4
Działania następcze

  1. Weryfikacja zgłoszenia zostanie dokonana przez jednostkę organizacyjną wskazaną w § 1 ust. 1.
  2. W przypadku pozytywnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie jego istotnych elementów i prawdopodobieństwa naruszenia prawa jednostka organizacyjna wskazana w § 1 ust. 1 ma obowiązek przeprowadzenia dalszej analizy sprawy, w wyniku której może dojść do poinformowania odpowiedniej komórki organizacyjnej Spółki w celu dalszej weryfikacji zgłoszenia i podjęcia odpowiednich działań oraz (w przypadku ryzyka poważnych konsekwencji) poinformowania zarządu Spółki.
  3. W przypadku potwierdzenia naruszenia prawa, dotyczącego obszarów wskazanych w § 1 ust. 2, jednostka organizacyjna wskazana w § 1 ust. 1 w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi Spółki, których dotyczy naruszenie przepisów prawa, zaplanuje i przeprowadzi działania prowadzące do przeciwdziałania naruszeniu prawa.
  4. Za komunikację z Sygnalistą i weryfikację zgłoszenia oraz pozostałe czynności wymagane zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt. 4 Ustawy odpowiada jednostka organizacyjna wskazana w § 1 ust. 1.

§ 5
Termin na przekazanie informacji zwrotnej przy zgłoszeniach wewnętrznych

  1. Wpływ zgłoszenia wewnętrznego zostanie potwierdzony zwrotnie przez Spółkę w ciągu 7 dni poprzez wysłanie pocztą elektroniczną z potwierdzeniem na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu lub wiadomością tekstową SMS na wskazany w zgłoszeniu telefonicznym numer telefonu.
  2. W ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia wewnętrznego Spółka przekaże Sygnaliście za pośrednictwem jednostki wskazanej w §1 ust. 1 informację zwrotną na temat przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, potwierdzenia opisanych w zgłoszeniu okoliczności i podjętych działań naprawczych. W przypadku gdyby działania naprawcze wymagały czynności, których trwanie przekroczyłoby wskazany w zdaniu pierwszym termin Spółka przekaże informację o prognozowanym dalszym czasie trwania tych czynności i ich zakresie.

§ 6
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

  1. Spółka zleca podmiotowi wskazanemu w § 1 ust. 1 prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych w postaci elektronicznej.
  2. Dane zgromadzone w rejestrze obejmują w przypadku każdego przyjętego zgłoszenia:
    1) numer zgłoszenia;
    2) przedmiot naruszenia prawa;
    3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji,
    4) adres do kontaktu Sygnalisty,
    5) datę dokonania zgłoszenia,
    6) informację o podjętych działaniach następczych,
    7) datę zakończenia sprawy.

§ 7
Ochrona Sygnalisty

  1. Spółka zapewnia ochronę sygnalistom działającym w dobrej wierze, w szczególności poprzez zakaz stosowania działań odwetowych opisanych w art. 12 Ustawy.
  2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
    1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
    2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
    5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
    6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
    7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
    8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
    10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
    12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
    13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
    14) mobbingu;
    15) dyskryminacji;
    16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
    17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
    19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
    21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
  3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 2.
  4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis art. 12 Ustawy stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
  5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie  zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
    1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
    2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
  6. Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji ponosi w stosunku do Spółki odpowiedzialność odszkodowawczą oraz odpowiedzialność z tytułu zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych zgodnie z art. 15 Ustawy.
  7. W przypadku ustalenia, w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu o nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
  8. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Spółki usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia o nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

§ 8
Informacja na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

  1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny.
  3. Zgodnie z art. 57 Ustawy kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.


§ 9
Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
  2. Załączniki do niniejszej Procedury stanowią:
    1) Załącznik Nr 1 - Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
    2) Załącznik Nr 2 – Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań następczych, w związku z wewnętrznymi zgłoszeniami naruszenia prawa.
    3) Załącznik Nr 3 – Oświadczenie o zachowaniu poufności – wzór dla pracownika Spółki przetwarzającego dane osobowe wskazanego do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach.